Leadautomatisering

Elke lead direct bij de juiste collega, binnen de afgesproken tijd

Lead routing bepaalt automatisch wie een nieuwe lead oppakt: op basis van regio, product, taal, dealgrootte of beschikbaarheid. Met duidelijke toewijzingsregels, SLA’s en escalaties zorgt het dat geen lead blijft liggen en dat opvolging snel en consistent is.

Gratis groeianalyse

Vrijblijvende offerte

Dashboard-mockup van leadrouting waarbij leads automatisch aan de juiste persoon worden toegewezen

Herkenbaar?

Leads in een gedeelde inbox

Nieuwe aanvragen komen binnen in een algemene mailbox of op een lijst in het CRM. Wie ze oppakt, hangt af van wie het eerst kijkt. Sommige leads worden dubbel gebeld, andere helemaal niet. Een aanvraag van vrijdagmiddag wacht tot maandag, terwijl de concurrent binnen een uur reageert.

Naarmate het team groeit, wordt het erger: regio’s overlappen, specialisten krijgen leads buiten hun vakgebied en niemand weet hoe lang een lead gemiddeld wacht. Reactiesnelheid is een van de sterkste voorspellers voor conversie, maar zonder routing is die snelheid toeval.

Onze aanpak

Toewijzingsregels, SLA’s en escalatie

We ontwerpen samen met sales de routingregels: welke lead gaat naar wie, op basis van welke eigenschappen? Dat kan op regio, productinteresse, bedrijfsgrootte, taal of een combinatie, met verdeling binnen een team via round-robin of op basis van beschikbaarheid en capaciteit.

Daar koppelen we SLA’s aan: binnen hoeveel tijd moet een lead zijn opgepakt, en wat gebeurt er als dat niet lukt? Herinneringen, herverdeling en escalatie naar een teamlead worden geautomatiseerd in je CRM. Het resultaat is een proces waarin elke lead een eigenaar en een deadline heeft, en waarin de doorlooptijd meetbaar is.

Wat de dienst inhoudt

Van routingregels tot meetbare opvolging

Lead routing bij Uw mediacampagne wordt ingericht in je CRM, afgestemd op je team en je leadstromen. De dienst omvat:

Analyse van leadbronnen, leadtypen, teamstructuur en huidige opvolgtijden
Routingregels op basis van regio, product, bedrijfsgrootte, taal, leadscore of bron
Verdeelmechanismen: round-robin, capaciteit, beschikbaarheid, specialisme
SLA’s per leadtype met herinneringen, herverdeling en escalatie
Automatische taken, meldingen (e-mail, Slack, Teams) en dealaanmaak bij toewijzing
Afhandeling van uitzonderingen: bestaande klanten, partners, sollicitaties, spam
Integratie met lead qualification en nurturing, zodat alleen de juiste leads worden gerouteerd
Rapportage op reactietijd, opvolgingsgraad en doorstroom per medewerker en team

Concreet

Wat je van ons krijgt

Na inrichting beschik je over:

Routingmatrix

Een vastgelegd overzicht van welke lead naar wie gaat en waarom, als basis voor automatisering en latere aanpassingen.

Geautomatiseerde toewijzing

Workflows in HubSpot, Pipedrive of je eigen CRM die leads direct een eigenaar geven.

SLA-bewaking

Herinneringen, herverdeling en escalaties die opvolging binnen de afgesproken tijd afdwingen.

Meldingen en taken

De juiste collega krijgt direct een melding met de context van de lead, zonder handmatig doorsturen.

Uitzonderingsregels

Bestaande klanten, partners en ruis worden automatisch apart gezet of anders gerouteerd.

Opvolgingsdashboard

Inzicht in reactietijd, opgepakte en vergeten leads per persoon en team.

Voordelen

Waarom dit werkt

Snellere opvolging — Leads worden direct toegewezen, ook buiten kantooruren klaargezet voor de volgende ochtend.
Eerlijke verdeling — Transparante regels voorkomen discussie over wie welke lead krijgt.
Niets blijft liggen — SLA’s en escalaties maken vergeten leads zichtbaar voordat ze verloren zijn.
Meetbaar — Je weet precies hoe lang leads wachten en waar het proces hapert.

Voor wie

Geschikt voor

Salesteams met meerdere medewerkers, regio’s of specialismen
Organisaties met franchises, vestigingen of partners die leads verdelen
Bedrijven waar de reactietijd op leads te lang of onvoorspelbaar is
Marketingteams die willen weten of hun leads worden opgevolgd

Werkwijze

Zo pakken we het aan

Analyse

We brengen leadstromen, teamstructuur, huidige verdeling en reactietijden in kaart.

Routingontwerp

Samen met sales leggen we regels, verdeelmechanismen, SLA’s en uitzonderingen vast.

Bouw

Workflows, taken, meldingen en escalaties worden ingericht in je CRM.

Testen

We testen met leads van elk type en controleren toewijzing, timing en meldingen.

Livegang & training

Het team weet wat het kan verwachten en hoe het SLA-dashboard werkt.

Bijsturen

Op basis van reactietijden en teamfeedback passen we regels en verdeling aan.

Integratie met tracking & data

Routing werkt op de eigenschappen die bij een lead binnenkomen: regio, productinteresse, bron en campagne. Die eigenschappen moeten dus betrouwbaar worden vastgelegd — via formuliervelden, lead tracking in Google Tag Manager en verrijking in het CRM. We registreren toewijzing, eerste contact en doorlooptijd als tijdstempels, zodat reactiesnelheid en opvolging per kanaal en campagne zichtbaar zijn in je dashboards.

Zo zetten we AI in

AI zetten we in om vrije tekst in aanvragen te classificeren — productinteresse, urgentie, type aanvraag — zodat routing ook werkt als een lead niet netjes alle velden invult. Ook helpt AI bij het herkennen van spam en dubbele aanvragen. De routingregels zelf, de SLA’s en de keuze wie welke leads krijgt, worden door mensen bepaald en blijven uitlegbaar voor het team.

Waarom Uw mediacampagne

Wat ons anders maakt

Ontworpen met sales

Routing dat sales niet draagt, wordt omzeild; daarom ontwerpen we de regels samen met het team.

Uitlegbare regels

Elke toewijzing is herleidbaar naar een regel, zonder zwarte doos.

Onderdeel van de hele keten

Routing sluit aan op lead tracking, qualification en nurturing in hetzelfde CRM.

Gerelateerd

Meer binnen Leadautomatisering

Kennis

Lees verder in de kennisbank

Praktische artikelen over lead routing en aanverwante onderwerpen verschijnen in onze kennisbank.

FAQ

Veelgestelde vragen over Lead routing

Ja. Hooggescoorde leads kunnen direct naar een senior accountmanager gaan, terwijl leads met een lage score eerst in een nurturingtraject komen. Daarvoor combineren we routing met lead qualification.

Beschikbaarheid is onderdeel van de routingregels: afwezige medewerkers worden tijdelijk uit de verdeling gehaald of hun leads worden na een ingestelde tijd herverdeeld. Dat voorkomt dat leads op een lege bureau wachten.

Ja. Routing op regio of postcode is een veelvoorkomende toepassing. We leggen vast welke vestiging welk gebied bedient, hoe overlap wordt afgehandeld en hoe de centrale organisatie zicht houdt op opvolging.

Meestal in het CRM zelf, zoals HubSpot of Pipedrive, eventueel aangevuld met een automatiseringslaag als je CRM beperkte workflowmogelijkheden heeft. De inrichting van het CRM zelf valt onder CRM-inrichting.

We baseren SLA’s op je huidige reactietijden, teamcapaciteit en wat klanten in jouw markt verwachten. Liever een haalbare SLA die wordt bewaakt dan een ambitieuze die niemand haalt. Na livegang sturen we bij op basis van de werkelijke cijfers.

Pakketten

Kies het pakket dat bij je past

Prijzen op aanvraag. Vraag een offerte aan en je ontvangt een voorstel dat past bij jouw situatie.

Instap

Basic

Prijs op aanvraag

Strategie en opzet
Beheer en optimalisatie
Rapportage

Offerte aanvragen

Groei

Medium

Prijs op aanvraag

Strategie en opzet
Beheer en optimalisatie
Rapportage en overleg

Offerte aanvragen

Maatwerk

Premium

Offerte op aanvraag

Volledig afgestemd op jouw situatie
Combineerbaar met alle diensten
Senior begeleiding
Eigen aanpak en rapportage

Bespreek maatwerk

Bekijk alle pakketten

Volgende stap

Benieuwd waar jouw groei zit?

Vraag een gratis groeianalyse aan. We bekijken je advertising, website, tracking en content en laten concreet zien waar de kansen liggen — zonder verplichtingen.

Vraag je gratis groeianalyse aan

Plan een adviesgesprek

Liever direct een prijsindicatie? Vrijblijvende offerte.

Tablet met formulier voor de gratis groeianalyse van Uw mediacampagne